Analisis Penanganan Arsip Pada Divisi Procurement PT Cemindo Gemilang Tbk

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengkaji penanganan arsip konvensional pada Divisi Procurement PT Cemindo Gemilang Tbk, mengidentifikasi berbagai kendala yang muncul, serta menelaah upaya yang dilakukan untuk mengatasinya. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara terstruktur, dan dokumentasi dengan informan yang terdiri atas manajer dan staf Divisi Procurement. Sementara itu, teknik analisis data dilakukan secara deskriptif melalui tahapan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip konvensional di Divisi Procurement belum berjalan secara optimal. Hal ini ditandai dengan belum tersedianya sistem klasifikasi arsip yang jelas, tidak adanya standar operasional prosedur (SOP), serta masih ditemukannya pencampuran antara arsip lama dan arsip baru. Selain itu, keterbatasan ruang penyimpanan, sarana dan prasarana yang belum memadai, serta kurangnya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan menjadi kendala utama dalam pengelolaan arsip. Kondisi tersebut berdampak pada proses pencarian arsip yang menjadi lebih lambat dan kurang efisien. Upaya yang dilakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut meliputi perencanaan penerapan sistem klasifikasi arsip yang lebih sistematis, penyusunan SOP terkait penanganan arsip, serta peningkatan kompetensi karyawan melalui pelatihan di bidang kearsipan. Dengan adanya langkah-langkah tersebut, diharapkan pengelolaan arsip di Divisi Procurement dapat menjadi lebih teratur, efektif, dan mampu mendukung kelancaran aktivitas administrasi perusahaan.